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（北京物资学院，北京 100080）  宋  苹

宋苹（1984－）
女，北京人，研究方向为信息管理与信息系统。

1  引言

    进入20世纪80年代以后，国际经济大循环和世界市场发生了急剧变化。不容忽视的“3C”力量，即顾客(Customer)、竞争(Competition)、和变化(Change)驱使企业进入一个崭新的领域，秉承顾客至上的原则。在这个十分注重顾客满意度的信息时代，原封不动地照搬以往的管理模式，会给企业带来种种弊端。企业资源计划就是使企业能够适应新的市场环境，使企业管理人员在管理理论和方法上做出深刻变革的手段之一。企业资源计划（ERP, Enterprise Resources Planning）的概念是20世纪90年代初由Gartner Group Inc.公司提出的，ERP被定义为：从根本上重新思考和彻底改造企业流程，以便在当今衡量绩效的关键指标诸如成本、质量、服务、速度等方面取得突破性改善。企业资源计划作为一种新的管理理论，在提高企业竞争力方面意义重大。

    笔者认为，随着计算机技术的发展，建立起一个ERP系统并不困难，困难的是如何让ERP系统真正产生效益。虽然整个社会在信息化建设方面投入了大量资源，但其发展现状并不令人满意，很多信息系统利用率很低。这其中，数据质量是问题的关键之一。客户忠诚度主要由企业与客户及其他各方面沟通的有效性及准确性来决定，系统运营效率也主要依赖于数据获取的可靠性和及时性。而数据质量很大程度上取决于信息化过程中数据准备阶段工作质量的好坏。

2  数据的重要性

    ERP的主要作用就是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据来完成。对项目实施来说，基础数据的准备工作是最关键也是最困难的。

    很多企业在没有实行信息化之前使用手工方式进行管理。手工方式下的数据，更多的是以部门为单位进行管理。部门之间用单据进行业务数据的流转，部门内用台帐进行数据记帐，月底通过对帐保持部门内和部门之间数据一致。这种沿用了几十年的管理方式，与利用信息化进行数据管理的思想和实现手段有很大差距。通常，存在以下三方面的前台数据操作问题：

    (1) 数据输入不规范。同一部门不同的成员有不同的数据输入格式，造成数据不单一。这显然与ERP所追求的同一数据在系统中保持唯一性的理念有很大差距；(2) 数据操作权限混乱，从而存在数据来源多，同一业务在不同部门的赋值不同，违背了ERP系统中同一数据的共享性；(3) 由于历史原因，企业中的很多数据要么分散不全，要么帐实不符，这无形中加重了ERP数据准备的难度。

    数据的准确性是保证ERP项目实施成功的必要条件。而信息规范化又是准确性的前提。没有规范化就谈不上准确。数据的准确性、及时性和完整性是企业信息化管理的基本要求。

3  如何进行ERP系统上线前数据准备

    3.1  第一步：弄清有哪些数据要准备

    ERP实施所要准备的数据可被简单地分为两大类：静态数据和动态数据，也可称为基础数据和事务数据。

    静态数据是指生产活动开始前就可以着手准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本费率、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定、供应商文档和客户文档等。其特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。

    动态数据是指经营生产活动中发生的数据，不断发生，经常变动，如客户合同、库存记录、完工报告等都是不断增减修订，一旦建立，就需要随时维护。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线这样的时间点上公司动态数据的当前状态，被称为期初数据（或者称为初始数据）。期初数据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额、财务科目的余额，也包括那些未完未结的业务单据，像未交货的销售订单、未付款的采购订单等。

    由于两种数据类型不同，在实施过程中采取的数据准备对策也不同。静态数据准备的时间较长，往往在实施的开始阶段就应着手准备，可以安排专人负责，而动态数据准备时间短，往往在系统上线切换点之前才开始准备，因而需要投入的人力也比较多，比如有些库存余额要经过全面盘点后才能得到准确的数据。

    数据收集人员可以根据数据分类和数据准备的先后次序进行列表，并对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，进行摸底调查。物料数据是所有数据中数量最多且分布最广的。这里所指的物料包含范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料数据准备是首先应当完成的重要任务。

    3.2  第二步：制定编码规则和完成基础数据收集

    明确了要准备的数据之后，就可以着手编码了。编码是将事物赋予一定规律性的易于人或计算机识别和处理的符号、图形、颜色、缩减的文字等。

    ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。一个考虑周全的编码体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的编码结构，但必须遵循共同的编码原则：

    (1)  唯一性：必须保证编码对象与代码之间一对一的关系，即一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象；

    (2)  实用性：编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求，要从实用性出发，掌握好编码的尺度，过细的编码不实用，过粗的编码不管用；?(3)  标准性：编码应充分考虑到与外部环境的接轨问题，因而应尽可能与国家标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码，邮政编码作为地区编码等；

    (4)  统一性：编码由一个或者若干个不同分类角度的分类码构成，在对象整个生命周期内其标识码保持不变；

    (5)  易用性：编码应尽可能好记易用。越简短越好，避免使用特殊符号，常用的编码应尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率；

    (6)  合理性：编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理，易于编码将在计算机信息处理系统中得以实现。
完成编码规则后，依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作。

    3.3  第三步：数据录入和系统上线

    准备好基础数据，就实现了ERP运行的基础。但ERP上线后，系统里的数据是否能够反映现实情况，就要看期初数据能不能及时准确的收集。在数据的搜索整理过程中，数据组要不断地对整理的数据进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误与遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通。

    数据准备到一定程度时，可以考虑进行数据的转换和录入工作，录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文本保存的数据，应该将数据备分。通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。

    (1)  手工录入调集人员将数据逐条录入，或利用软件复制类似数据，然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全，完善的ERP软件可以在录入的同时自动查错，保证了数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大，消耗时间长。如果数据量不大，推荐利用此方法，录入的数据安全可靠，事后检查工作量也小。

    (2)  利用工具导入采用直接导入数据库的方法，这样做的优点是效率高、完成时间短。但存在的缺点是隐含错误较多，不易于检查。如果采用此方法，应该在导入前的检查工作中设立严格的检查步骤，尤其在数据正确性检查中，对重要字段要逐个检查。

4  数据生命周期管理

    至此，整个ERP项目上线之前的数据准备宣告完成。但作为一个完整的系统，上线还只是ERP应用的开始，上线后在数据从产生到消亡的整个生命周期中，保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，还要做到以下几点。

    (1)  成立专门的编码维护部门，根据编码规则增添新编码；

    (2)  系统管理员时刻关注系统数据问题及时处理异常数据；

    (3)  系统运行后，根据业务和管理的需要，要重新对部分操作规程进行调整，增加新的数据项或更改原数据定义；

    (4)  定时进行系统备分，以便在出现突发数据灾难时进行系统数据维护，将损失减少到最低；

    (5)  及时清理垃圾数据，便于数据查询和系统的运行。

5  保证数据质量的方法

    在上线前做好充分的数据收集工作，便与以后的数据汇总和检查。在上线时，力保每一条期初数据的准确性，要尽早对账，减少数据差异。在上线后，要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，不能积压单据一次性补录。但无论如何数据都不太可能百分之百的准确，这就需要企业有一套高效管理保证制度，及时发现并处理数据问题。企业在实施过程中应建立起长期的数据收集和审批机制，形成正规的制度和流程。严密的计划和合理的组织是ERP系统成功的基础，坚持严格管理和定期检查，数据质量很快就会提高，企业实施ERP的效益就会初步体现。

参考文献
[1]  陈启申. ERP―从集成内部起步（第2版）[M]. 电子工业出版社.
[2]  唐志明. 不要让数据毁了ERP[J]. 电子商务世界, 2004, 3.
[3]  关瑞北. 制造业ERP实施中的数据准备[J]. 电子商务世界, 2004, 3.