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案例详细
标题大型应用系统的推行方法
技术领域
行业
简介要将复杂应用系统在一个机构复杂的单位中应用起来，推行方法是一项值得研究的课题。本文以湖南农业大学学分制下的综合教务系统应用的推行过程为例，阐述了较大型应用系统推行过程中注意的方法。复杂应用系统推行必须有单位主要领导的高度重视和大力支持，这是顺利推行的首要条件。推行人员必须全面试用系统，充分熟悉系统中所有功能。然后开始在小范围试用新系统的主要功能，再在整个工作中全面推行新系统。推行过程要计划周密，制定相应的新制度和规定，并组织各种形式的宣传活动。最重要的是要花大气力做好系统使用培训工作。按照这些步骤和方法推行就能顺利达到目的。
内容
       上世纪九十年代以前，各高等学校教务管理主要采用手工操作模式，九十年代中，高等学校在某些单项工作中开始寻找计算机辅助管理的方法，比如计算机辅助排课。九十年代末，一些学校组织开发了教务管理系统，完全依据本校当时的管理模式进行研制的。在高校每年扩大招生形势下，为学校学年制的教务管理提供了有效的手段。
       现在，高等学校在积极进行以选课制为核心的学分制改革，学校原有的教务管理系统已无法适应，必须运用学分制下的新教务管理系统。随着计算机网络技术在管理应用中迅速发展，在这种全新的管理理念和管理模式下，各高校教务管理系统必须相应地更新换代了。
       在高校数字化校园的推进浪潮中，无论是教学、科研还是管理工作，都力求实现办公自动化，办公无纸化。教务管理数字化当然是首当其冲的走在前面。它不可能再是某项或某几项工作的自动化，而是学校内外、上级下级等所有与教务管理有关的工作都要实现自动化，都要在网络上融为一体。它涉及到每个学生和全校教职员工，是一个有机的管理系统。所以是一个复杂的应用系统。
       只有长期大量投入，专门从事学校管理系统研究的机构，才能研制出这样的复杂应用系统，一般高校都是引进相对成熟的教务管理系统，再根据本校的需要稍加修改。所以，要将复杂应用系统在一个机构复杂的单位中应用起来，就成了重要环节。推行这种大型应用系统的方法也是一项值得研究的课题。
       这里，我就以湖南农业大学学分制下的综合教务系统应用的推行过程为例，谈谈大型应用系统的推行方法。
       湖南农业大学是一所有五十多年办学历史的省属重点高等学校，目前在校学生四万人，有二十个学院，规模较大。从2005年开始进行学分制改革，引进了清华大学计算中心与北京润乾天易公司合作开发的综合教务系统。成功地实现了学分制改革。
 
一、           领导重视
       领导重视并大力支持是大型应用系统顺利推行首要条件。
改革就是要废除旧管理制度，学分制改革就是要采用新的教学管理模式。每个已经在现有环境中工作习惯了人，对采用新的应用系统，都会有一种排外的潜意识存在。所以推行新的应用系统，各级领导必须高度重视，并大力支持。
       全国高等院校信息化研究会理事长、清华大学计算机与信息管理中心主任沈培华就曾呼吁：在建设数字校园的实践中，遇到的最大困难不是来自技术，而是来自于管理机制和体制的束缚。新建立的应用系统对学校的管理思想、管理体制和管理方法会造成一定的冲击，必然会引起管理组织结构的重组及优化，这些都会成为推进数字化校园建设的阻力，因此需要来自学校高层领导的积极推动，需要进行很多跨部门的协调。应在高校建立CIO（Chief Information Officer）机制，CIO应该是校级领导。
       湖南农业大学学分制改革是校长亲自抓的大项目。关于引进综合教务系统之事，召开了专题校长办公会议。会议决定由教务处、校办、网络中心、资产处协作完成数字化校园中的综合教务系统的建设工作。
       由校办、教务处、网络中心、资产处、计财处、审计处等单位副处级以上领导和技术人员组成了考察团，对招标初选入围的三个学分制教务系统的用户单位（八所高校）的使用情况进行深入考察。这三个系统是全国使用高校用户数最多的，综合考查后，考察团从其中选择了一个系统。
 
二、           全面试用，充分熟悉
       满足该系统运行要求的服务器组及其它硬件环境安装完成后，我们就利用假期日常工作相对较少的机会，安装调试软件系统。并较长时间的试用所有功能。试用分两个阶段：一是功能熟悉和数据准备阶段；二是教务处内部各科室在工作中试运行。
       第一个阶段，是负责推广的系统级管理人员和几个主要操作人员，充分全面地熟悉该综合教务系统的各种功能，弄清系统结构，明白内部流程，做到对系统的全面掌握。这个团体是今后系统推行的核心力量。运行新系统后，学校教务管理的新运行模式、新政策制定都要征求这个团体的意见。湖南农业大学的这个团体成员，都是在教务部门工作多年的，有丰富教务管理经验，而且是计算机及相关专业人士。只有这样的团体，才能很快理解和掌握所引进系统的全部信息，并与学校现行的管理模式相比较，从而制定出合理的新模式和推行方案。
       随着对系统功能熟悉的深入，我们开始进行基础数据准备。因为系统运行要求的基础数据量非常大，所以我们将任务分给教务处各科室，在技术人员指导下进行数据准备，比如：教研科负责公共信息（院系、学科门类、专业、课程类别、课程级别等）、教学计划维护、课程管理。因为之前湖南农业大学已经有一个教务系统在运行，所以部分数据是从旧系统向新系统移植的。移植过程中，不仅采用了许多技术手段，人工检查与整理也是必不可少的。如果所有的数据都是从系统的录入界面录入的话，就会过滤非法数据，只有它认可的合法数据存入库中，这种检测，保证了数据在系统中不会出错，不会引起意外的系统错误。移植数据就不一样，移植过程没有录入界面的合法性检测，必须是技术手段和人工相结合，来达到这个要求。
功能熟悉与数据准备是非常辛苦的过程。
       第二个阶段，教务处内部各科室在工作中试运行。在充分熟悉功能和已有比较完善数据环境的基础上，各科室开始在工作中小范围运用新系统。但此时，我们是将新系统模式与原管理模式同时运行，将工作人员一分为二，一部分完全用新系统，另一部分完全用原系统。工作量增加了一倍。为了改革，这种加倍工作是值得的，也是必不可少的阶段。同时使用原系统保证了如果新系统失败，不会影响学校的正常运行。
       不过，我们是以新系统为主，尽量按新系统的要求和流程，实现工作中的真正流程。 这时，工作面就难免扩大，与试用工作相关的对象会越来越多被涉及到，这个过程中有许多摩擦产生：如对新产生的表格不习惯，认为不如原系统好，增加了额外的工作量，不愿配合教务管理工作，甚至还有故意挑刺等等。我们还是顶住压力，多做解释，将工作模式尽量向新系统靠拢，因为我们的目的是推行新系统。
 
三、           周密计划，逐步推行
       试用基本结束后，下一步就要全面推行新系统，在全校所有的教务工作中运行起来。教务处对推行过程作了周密计划。
       首先，根据试用结果制定完备的新制度，出台了一系列新规定，全面修定了各个岗位的岗位职责，从系统管理员到各个操作员，明确规定各自的操作权限和责任。重新制定了学籍管理制度、教学运行制度、选课制度等。将学分制改革方案付诸实施。
其次是按照工作时间的顺序，将各功能模块逐步运行起来。比如在开学时，学生进校报道注册，我们就将注册系统和学籍管理系统在全校全面运行起来。在下达下学期教学任务时，我们就将教学计划和排课系统在全校范围内运行起来。我们详细制定了学分制下的教务管理系统推行进度计划。部分计划如下：
1、  为了本学期全面使用新教务管理系统，现制定详细推行计划。
2、  第二周，制定实施进度表。制定软件使用培训计划和教务秘书培训班开课计划。明确综合教务管理系统各功能责任人，制定详细分工表，并签字认可。
3、  第五周，组织第五次教务秘书培训班，内容：成绩录入管理政策和方法、数据核对任务分配，课程详细信息维护，教学计划核对方法和核对任务分配，录入开课任务书政策和方法，教师信息维护，门户及身份认证系统的使用方法。
4、  第八周，使用排考模块排期中考试。
5、  择时再次组织教务秘书培训，实施成绩核对和指导教务秘书补考成绩录入。
6、  第九周运行教学评估网上评教工作。
7、  第十、十一周辅导教务秘书进行开课任务书录入工作。
8、  第十二周进行教师工作量统计的数据处理。
9、  第十三、十四周运行毕业资格审查功能。组织教务秘书培训毕业资格审查。
10、            第十五周，辅导教师网上录入期中考试成绩，协助教务秘书修改毕业资格审查数据。
 
四、           大力宣传，大量培训
 
       在提出学分制改革之初，我们就组织了全校所有教务管理工作者、各职能部门、部分教师参加的学分制改革宣传大会，还请来了三个成熟学分制模式的学校及其使用软件系统的开发公司，介绍了他们的管理模式和系统功能。以后就边宣传学分制改革边培训软件系统。
我们在系统使用培训方面做了大量的工作。面向教务管理者、教师、学生正式上课培训就有近五百个学时。培训分四个阶段：
       第一个阶段是对教务处内部所有操作人员培训。采取两种方式：一是对全体工作人员进行管理模式和系统流程学习，并介绍所有功能模块。二是分模块到科室，就科室成员详细培训功能使用，相当于分小班分方向上课。因为几乎学校所有教务工作都由他们发起，所以他们必须高度熟悉相关模块的功能。在试用时，大部分数据准备也是由他们完成。
第二个阶段是对全校各学院教务秘书培训。培训目标是要求他们掌握与自己工作有关的功能使用，并全面掌握系统流程，清楚系统在各部门的分工情况。我们按工作流程由由各科室组织讲授，内容包括操作方法和工作任务分配。这个阶段花费了较多时间，因为学院的所有教务工作都由他们完成，他们是教务管理的重要力量，是教务处与教师学生联系的纽带，他们要掌握的功能很多。花时间多的另一个原因是他们的计算机水平差异较大，有些年龄大些的教务秘书对数据库应用的操作理解不了，记不住，而他们需要使用的，系统中有些复杂的数据检索条件离不开基本的数据库知识。
       这个阶段举办的培训和辅导班达二十次之多。还有大量个别的辅导。
第三个阶段是对全校教师培训。教师需要操作的功能不多，主要网上成绩录入和信息查寻。但教师数量多，我们分学院进行培训，由各院教务秘书组织，我们讲授，并发给教师一份详细说明书，写清他那部分的每一个操作步骤。
第四个阶段是对全校各班的学生代表培训。培训学生选课方法、信息查寻方法、选课规章制度等。
       培训都是在机房进行，每人一台计算机，边讲边操作，学习效果很好。
五、           存在的问题
 
       在推行应用系统的过程中，也曝露出一些问题。
1.         宣传广度不够，没有长时间利用学校的各种媒体进行宣传，只是在校电视台、校报等媒体中报道过，没有做到人人皆知，至使在推行过程中有少数人不太配合。因为学校规模大人数多，应该组织各种形式的宣传活动，比如较长时间在校园里用横幅、宣传栏等形式，从教师到学生，从干部到工人，都要了解改革的来龙去脉。
2.         操作人员已熟练了老系统，对老系统产生了依赖性，对新系统的学习有惰性。管理人员、教师、学生已长期适应学年制下的教学管理模式，对学分制管理模式的认识、观念、适应力均有一定差距。如：教师录入成绩操作不习惯。所以我们在培训中增加了许多工作量。
3.         我校资源相对紧张，学生拥有的计算机数量不多，网上选课只能组织到机房进行，所以系统的优越性不仅未得到充分体现，反而觉得增加了环节，增加了麻烦。
4.         系统的二次修改速度较慢。引进的系统有些不适应我校的实际情况，需要修改，公司的修改过程不够快。使我们有时在工作中受到一些限制。就这点来说，取得开发公司的及时技术支持至关重要。
 
 
        总而言之，复杂应用系统推行必须有单位主要领导的高度重视和大力支持，这是首要条件。推行人员必须全面试用系统，充分熟悉系统中所有功能。然后开始在小范围内试用新系统的主要功能，再在整个工作中全面推行新系统。推行过程要计划周密，制定相应的新制度和规定，并组织各种形式的宣传活动。最重要的是要花大气力做好操作使用培训工作，并取得开发公司及时的技术支持。按照这些步骤和方法推行就能顺利达到目的。
 
参考文献
1.沈培华　数字化校园呼唤CIO　　　中国计算机用户　2003年3月    14页
2.张国富  农总行新一代综合应用系统及其推广应用   中国金融电脑   2000年第6期 18-19页
3.刘雁红等  浅析综合应用系统的推广与会计规范化管理  经济师      2003年第2期   201页
4.田虹   推广新一代 展现新形象  安徽城乡金融  2000年第十二期